Sie möchten mehr erfahren? Hier finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten:
Scannen Ihrer Dokumente
Was kann ich mit den digitalen Dateien anfangen?
Mit digitalen Daten lässt sich zeitsparend und effizient arbeiten. Jedes Dokument wird durch modernste OCR-Technologie nach Volltext indexiert – so können Sie innerhalb einer Datei oder auch über ihr gesamtes Archiv hinweg nach Stichworten suchen lassen.
Je nach Erfordernis können Passagen als Text kopiert oder einzelne bzw. mehrere Seiten als neue PDF-Dateien kopiert werden.
Welche digitalen Daten bekomme ich zurück?
Als Standard verwenden wir PDF/A, das gängigste Format für die Langzeitarchivierung von Daten, das eine eindeutige optische Reproduzierbarkeit garantiert und vor Veränderungen schützt. Alle Dateien werden mit einem speziellen Verfahren verbessert und komprimiert, um so bei höchstmöglicher Bildqualität den Speicherplatz optimal zu nutzen.
Darüber hinaus können wir Ihnen auch andere Dateiformate von Rohdaten der Bilder bis zu Metadaten-Steuerdateien übergeben. Sprechen Sie uns gerne an.
In welcher Form erhalte ich unsere digitalisierten Ordner?
Je nach Vereinbarung erhalten Sie Ihre digitalisierten Dokumente als:
– jeweils eine PDF-Datei pro Ordner zu Recherchezwecken oder
– jeweils ein PDF pro Reiter/ Register oder Unterteilung.
Zusätzlich können nach Wunsch eine individuelle Struktur erstellt oder auch einzelne Dokumente extrahiert werden.
Wie sind die Digitalisate benannt?
Statt Ihnen die digitalisierten Dokumente mit einer fortlaufenden Nummer zu übermitteln, erhalten Sie sie direkt mit Ordner- bzw. Reiternamen. Dabei übernehmen wir die Beschriftung des Ordners bzw. des Registers, die Sie vergeben haben. So können Sie direkt mit den digitalen Dateien arbeiten, ohne die Dokumente einzeln umbenennen zu müssen.
Auf welchem Weg erhalte ich unsere digitalisierten Ordner?
Die digitalisierten Dokumente übergeben wir unseren Kunden typtischerweise bei größeren Mengen auf einem USB-Stick oder über ein Cloudsystem. Für kleinere Mengen bieten wir auch den gesicherten Download als Link an.
Entscheiden Sie sich für den Einsatz des von uns angebotenen revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems (mit Dokumenthistorie, Versionierung, Zugriffsrechten, ortsunabhängigem Zugriff), befüllen wir auch gerne direkt Ihr System.
Wie wird sichergestellt, dass alles, was letterscan an physischen Dokumenten erhält, gescannt wird?
Nach der Abholung der zu scannenden Dokumente erfassen wir die erhaltenen Dokumente in einer Tabelle, in der jeder Akt während des Digitalisierungsprozesses zugeordnet bleibt und im Prozess mehrfach abgeglichen wird.
Was passiert beim Scannen mit aneinander klebenden Seiten?
Als Digitalisierungsexperte sind unsere Scanner mit hochempfindlichen Schallsensoren ausgestattet. Aneinander klebende Seiten werden in einem Bruchteil einer Sekunde erkannt, der Scanprozess wird unterbrochen, manuell begutachtet, gegebenenfalls separiert und neu eingeführt. Somit werden alle im Ordner befindlichen Seiten zuverlässig gescannt.
Wie wird mit Trennseiten im Ordner verfahren?
Diese werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten und um den Fall abzudecken, dass Sie sie mit Notizen versehen haben, mit gescannt. Sie können bei Bedarf im Nachhinein entfernt werden.
Wie werden zusammen getackerte Dokumente gehandhabt?
Vor dem Scannen werden die Dokumente für die Stapeldigitalisierung vorbereitet. Klammern und Folien werden entfernt und Haftnotizen neu positioniert, sodass alle Informationen aus den physischen Dokumenten übernommen werden. Welche weiteren Bindungen aufgetrennt werden sollen oder unversehrt bleiben müssen, wird in Ihrem Auftragsprofil definiert.
Was passiert mit Dokumenten, die einer Sonderbehandlung (bspw. Aussortierung) bedürfen?
Nach vorheriger Abstimmung können festgelegte Dokumentarten auch aussortiert werden. Gerade im Falle von notariell relevanten Dokumenten (bspw. Mietverträge, Teilungserklärungen), deren Bindungen nicht gelöst werden dürfen, kommt dies häufiger vor.
Sollten sich unter den übergebenen Ordnern solche Dokumente befinden, können wir diese auch in Aufsicht scannen, sodass das Original wie gehabt erhalten bleibt.
Wie ist der Umgang mit Sonderformaten?
Auch die Digitalisierung von Überformaten (Pläne, etc.) bis A0 ist kein Problem. Sie kommen entweder an Ihre ursprüngliche Position innerhalb des Ordners oder werden als einzelne Dateien gespeichert.
Auf Wunsch werden auch andere Sonderformate wie Dias, Negative, Zeitungen oder Datenträger digitalisiert.
Wie lange ist die Dauer zwischen Bestellung des Digitalisierungsservices und Abholung der zu scannenden Dokumente?
Die Abholung wird gemeinsam mit Ihnen geplant. Der Termin ist in der Regel 1-2 Wochen nach Beauftragung, kann im Individualfall jedoch auch schon am nächsten oder übernächsten Tag sein.
Sie müssen in der Zwischenzeit nicht notwendig Kisten packen – unser Logistikteam kommt auf Wunsch mit Leerbehältern und packt die Ordner direkt vor Ort.
Was passiert nach Digitalisierung mit den physischen Dokumenten?
Nachdem Sie die physischen Dokumente zur Vernichtung freigegeben haben, vernichten wir diese konform DIN 66399, mit Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4.
Wenn auch nicht von uns empfohlen, so ist alternativ auch eine Rücklieferung der Papierdokumente möglich. Dabei legen wir Ihnen ans Herz, diese nicht wieder an ihren alten Platz ins Regal zu stellen, da sonst die Verlockung, wie gewohnt hinter sich zu greifen, groß ist und eine schnelle Umstellung aufs digitale Arbeiten erschwert wird.
Im Falle einer Rücklieferung erhalten Sie die Dokumente mit einem Gummiband gebündelt und in den Ordner gelegt.
Dokumentenmanagementsystem
Was kostet das Dokumentenmanagementsystem?
Für die Einrichtung und Nutzung Ihres digitalen Dokumentenmanagementsystems verrechnen wir eine monatliche Servicegebühr und einen einmaligen Betrag für die initiale Einrichtung. Für genaue Preisauskünfte wenden Sie sich bitte an vertrieb@letterescan.de.
Muss ich mit Ausfällen des Systems rechnen?
Nein. Mit Nutzung von d.velop documents für Ihr digitales Dokumentenmanagement übernehmen wir mit unserem Partner d.velop für Sie die IT-Aufwände für die Dokumentenarchivierung.
Die garantierte Verfügbarkeit beträgt über 99%. Wartungsarbeiten und Systemupdates finden zu Zeiten geringer Nutzungsraten, sprich nachts, statt, damit Ihr Arbeitsfluss nicht gestört wird.
Ist der Speicherplatz für die Ablage unserer Dokumente limitiert?
Im Rahmen einer Fair Use Policy steht Ihnen eine angemessene Speicherplatzmenge zur Verfügung. Das bedeutet, dass wir davon ausgehen, dass sich Ihr Bedarf im Rahmen eines durchschnittlichen Datenspeicherungs– und Transfervolumens unserer Kunden bewegt. Bei einer dauerhaften Überschreitung des durchschnittlich benötigten Volumens informieren wir Sie rechtzeitig und stellen beauftragten, weiteren Speicherplatz zur Verfügung.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten werden in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt gehostet.
Wichtig ist: Sie sind und bleiben in jedem Fall Alleinberechtigter Ihrer Daten. Sie können sie sich jederzeit selbst exportieren – als einzelne Dokumente oder Akten oder sich bspw. im Falle einer Kündigung von uns den Gesamtbestand Ihrer Daten herausgeben lassen.
