Ihr Scandienstleister für jedes Format

Als Scanexperte übernehmen wir für Sie gerne das Digitalisieren Ihrer Papierunterlagen, damit Sie sich weiterhin Ihrem Kerngeschäft widmen können.

Scan-Service

Vom Bauplan (bis DIN A0) bis hin zu Urkunden und Belegen scannen, indexieren und komprimieren wir Ihre Akten revisionssicher. Unser Scan-Service umfasst:

• Abholung

  Wir holen Ihre zu scannenden Akten mit firmeneigenen Fahrzeugen (GPS-Tracking) und verplombbaren Transportkisten bei Ihnen ab.
  Alternativ können auch eine Spedition beauftragt oder die Akten per Post gesandt werden.

• Erfassung der physischen Dokumente

  Nach Eingang in unseren Räumen nehmen wir die Indexierung der physischen Dokumente vor.

• RESISCAN im PDF/A-Dateiformat (ISO-Standard zur Langzeitarchivierung)

  Wir scannen Ihre Dokumente ersetzend konform der TR-03138 des BSI und komprimieren die Dateien ohne Qualitätsverlust. Titel und Urkunden können schonend unter Erhalt der Bindung digitalisiert werden.

• OCR-Volltextindexierung

  Während dem Scanprozess werden Texte lesbar gemacht, sodass die Dokumente später mit Volltext durchsuchbar sind.

• Klassifizierung

  Wir klassifizieren ihre Dokumente bereits beim Scannen. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihren Dokumenten automatisch die richtige Dokumentenart zuweisen.

• Anreicherung um Metadaten

  Wir lesen die wichtigsten Daten aus Ihrem Dokument aus und erstellen gleich die entsprechenden Importdateien (xml, json, txt, csv) für die Übertragung in Ihr Zielsystem.

• Qualitätskontrolle

  Im Anschluss an den Scanprozess werden die Digitalisate von unseren geschulten Mitarbeiter kontrolliert und nach Freigabe rücksortiert.

• Bereitstellung

  Sie erhalten Ihre Dokumente durchsuchbar, komprimiert und verschlüsselt auf unseren abgesicherten Servern oder auf einem Medium ihrer Wahl.

• Rücklieferung oder Vernichtung

  Nach Ihrem Wunsch liefern wir Ihnen die Originale zurück oder vernichten – Dank revisionssicherem Scannen – nach Ablauf einer vereinbarten Aufbewahrungsfrist Datenschutzkonform nach DIN 66399 und Schutzklasse 3.

Dokumentenmanagement, Prozesse und Datenschutz

Für die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und Zugriffssteuerung integrieren wir die Dokumente zusätzlich, wenn gewünscht, in Ihre DMS- oder ECM-Lösung. Sollten Sie noch keine Archivlösung nutzen, beraten wir Sie gerne!

Häufig gestellte Fragen und Details zu unseren Prozessen, sowie Datenschutzmaßnahmen beantworten wir in unseren FAQs oder gerne direkt in einem persönlichen Gespräch.

Branchenexpertise

Wir sind spezialisiert auf die Verarbeitung von Daten folgender Branchen:

• Immobilienwirtschaft
• Öffentliche Einrichtungen
• Maschinenbau
• Steuerberater und Rechtsanwälte
• Gesundheitswesen